Wdrożenie systemu zarządzania produkcją w firmie Karmel w Hajnówce

Firma Karmel z Hajnówki produkuje ręcznie robione lizaki i karmelki od 1989 roku. Zaczynała jako niewielki zakład rzemieślniczy — dziś zatrudnia kilkudziesięciu pracowników i eksportuje swoje wyroby do odbiorców w całej Europie. Wraz ze wzrostem skali produkcji i wymagań odbiorców zagranicznych pojawiła się potrzeba uporządkowania dokumentacji produkcyjnej i wdrożenia pełnej identyfikowalności partii. W kwietniu 2026 roku firma uruchomiła system Omni ERP.

O firmie

Karmel (karmel-candy.pl) to producent wyrobów cukierniczych z ponad 35-letnim doświadczeniem. Specjalizuje się w ręcznie formowanych lizakach i karmelkach wytwarzanych z naturalnych składników. Produkty trafiają zarówno na rynek krajowy, jak i do odbiorców w Niemczech, Francji, Czechach i krajach skandynawskich.

Specyfika produkcji — niewielkie partie, duża różnorodność smaków i kształtów, eksport do sieci wymagających certyfikatów — sprawia, że dokumentacja produkcyjna musi być prowadzona szczególnie starannie.

Sytuacja przed wdrożeniem

Przez lata firma Karmel radziła sobie z dokumentacją produkcyjną w oparciu o segregatory, zeszyty produkcyjne i pliki Excel. Przy mniejszej skali działalności taki sposób pracy był wystarczający — zakład przechodził kontrole i realizował zamówienia bez większych problemów.

Sytuacja zaczęła się zmieniać wraz ze wzrostem produkcji i rozszerzeniem eksportu. Większa liczba zleceń, nowi odbiorcy zagraniczni z własnymi wymaganiami dokumentacyjnymi, rosnąca liczba surowców od różnych dostawców — to wszystko sprawiło, że dotychczasowe narzędzia zaczęły wymagać coraz więcej czasu i uwagi. Powiązanie partii surowca z partią gotowych lizaków wymagało przeszukiwania kilku dokumentów jednocześnie. Rejestr czynności higienicznych prowadzony na papierowych checklistach był trudny do przeszukiwania wstecz. Przygotowanie kompletnej dokumentacji przed kontrolą lub audytem odbiorcy zajmowało kilka dni.

„Nie było tak, że coś nie działało — dokumentację prowadziliśmy ręcznie, przechodziliśmy kontrole, ale im więcej otrzymywaliśmy zamówień, tym więcej czasu zajmowało ogarnięcie papierów. Przy kilkudziesięciu pracownikach i wysyłkach do kilku krajów potrzebowaliśmy czegoś, co za nami nadąży” — mówi właścicielka firmy.

Dlaczego Omni ERP?

Firma rozważała kilka rozwiązań, w tym gotowe systemy pudełkowe na rynku. Kluczowym wyzwaniem okazała się specyfika produkcji cukierniczej — różne typy zleceń produkcyjnych, nietypowe receptury i listy materiałowe, różne formaty opakowań w zależności od rynku docelowego, specyficzne dokumenty. Gotowe systemy wymagałyby albo istotnych zmian w procesie produkcyjnym, albo rezygnacji z części potrzebnych funkcji.

Ostatecznie firma zdecydowała się na system Omni ERP firmy Omni Partner.

„Zależało nam na tym, żeby system odwzorowywał nasz proces, a nie odwrotnie. Mamy specyficzne i różnorodne procesy produkcyjne, dużą różnorodność produkcji i wypracowane przez lata standardy pracy. Potrzebowaliśmy systemu, który da się do tego dopasować, a nie takiego, który wymusi na nas zmianę sposobu pracy” — wyjaśnia właścicielka.

Przebieg wdrożenia

Wdrożenie rozpoczęło się od analizy procesów produkcyjnych i magazynowych w zakładzie. Zespół wdrożeniowy spędził w zakładzie kilka dni, mapując przepływ surowców od przyjęcia na rampę magazynową do wydania gotowego produktu. Zidentyfikowano punkty, w których dane o partiach muszą być rejestrowane, i ustalono schemat numeracji partii uwzględniający specyfikę produkcji cukierniczej — rodzaj wyrobu, datę produkcji i numer kolejny.

Kolejnym krokiem była konfiguracja systemu pod strukturę zakładu: podział magazynów (surowce, opakowania, półprodukty, wyroby gotowe), typy zleceń produkcyjnych odzwierciedlające rzeczywiste procesy, wzory etykiet i dostosowane do wymagań odbiorców oraz szablony dokumentów wewnętrznych. Receptury zostały wprowadzone do systemu z udziałem procentowym poszczególnych składników — dzięki temu zmiana wielkości partii automatycznie przelicza ilości surowców bez konieczności ręcznych kalkulacji. Produkty mają również swoje listy materiałowe.

Szkolenia objęły operatorów administracji i produkcji. Wdrożenie przebiegło etapami. System uruchomiono produkcyjnie w kwietniu 2026 roku.

Kluczowe funkcje w codziennej pracy

Receptury z udziałem procentowym

Każda receptura w systemie zawiera listę składników z udziałem procentowym. Przy tworzeniu zlecenia produkcyjnego wystarczy podać docelową wielkość partii — system automatycznie wylicza ilości poszczególnych surowców. Eliminuje to ręczne przeliczanie i zmniejsza ryzyko błędu przy skalowaniu produkcji.

Identyfikowalność partii

System rejestruje pełną historię każdej partii — od dostawcy cukru, aromatów i barwników, przez zlecenie produkcyjne, po partię gotowych lizaków wysłanych do odbiorcy. Na podstawie numeru partii produktu gotowego można w kilka minut odtworzyć, jakie surowce zostały użyte, kiedy odbyła się produkcja i dokąd trafiła wysyłka. Szczegółowy opis tego, jak działa oprogramowanie do zarządzania produkcją spożywczą, jest dostępny na stronie systemu.

Etykiety z kodami kreskowymi

System generuje etykiety dla każdej partii produktu gotowego. Etykiety są drukowane bezpośrednio z systemu, co eliminuje ręczne wpisywanie danych.

Rejestry czynności higienicznych

System obsługuje cyfrowy rejestr mycia i dezynfekcji linii produkcyjnych. Każda czynność jest rejestrowana z datą i osobą odpowiedzialną. Raporty są generowane na żądanie — bez konieczności przeszukiwania papierowych checklist.

Dokumentacja i gotowość na audyt

Jednym z głównych celów wdrożenia było uporządkowanie dokumentacji pod kątem wymagań sanitarnych i audytów odbiorców zagranicznych. System generuje raporty identyfikowalności, zestawienia partii, rejestry czynności higienicznych i dokumenty kontroli jakości w formacie gotowym do wydruku lub eksportu PDF.

Efekty wdrożenia

Firma Karmel pracuje na systemie Omni ERP od kilku tygodni. Wdrożenie przebiegło sprawnie, a pracownicy stopniowo oswajają się z nowym narzędziem. Już teraz widać, że codzienna praca z dokumentacją jest prostsza i zajmuje mniej czasu niż wcześniej.

„Jesteśmy na początku drogi, ale kierunek jest dobry. System porządkuje to, co do tej pory robiliśmy ręcznie, i daje nam spokój, że dokumentacja jest kompletna. Patrzymy z optymizmem na kolejne miesiące” — podsumowuje właścicielka firmy Karmel.